Если компания законно выписала счет-фактуру на бумаге, в определенных случаях его нужно зарегистрировать на портале ИС ЭСФ. Для этого используйте кнопку «Ввести бумажную ЭСФ», выберите причину и перенесите реквизиты исходного документа. Разберем, когда нужна регистрация, какие сроки соблюдать и как заполнить форму без путаницы в датах.

Подключить сервис 1С:ЭСФ в ITsheff



Когда нужно зарегистрировать бумажный счет-фактуру

ИС ЭСФ — информационная система электронных счетов-фактур. Выражение «бумажная ЭСФ» встречается в интерфейсе портала, но речь идет о счете-фактуре, который поставщик первоначально оформил на бумажном носителе.

Рассмотрим три ситуации: подтвержденный технический сбой ИС ЭСФ, приостановление выписки электронных счетов-фактур и корректировку старого бумажного документа.

После технического сбоя ИС ЭСФ

Если техническая ошибка мешает выписать электронный счет-фактуру и уполномоченный орган подтверждает ее на своем интернет-ресурсе, налогоплательщик вправе оформить документ на бумаге. После устранения ошибки он должен внести документ в ИС ЭСФ в течение 15 календарных дней (пп. 2 п. 1 ст. 492 НК РК).

Перед регистрацией проверьте сообщение КГД: дата бумажного счета-фактуры должна соответствовать периоду подтвержденного сбоя. Проблема с интернетом в офисе или отдельная ошибка в 1С сама по себе не подтверждает технический сбой ИС ЭСФ.



После отмены приостановления выписки ЭСФ

Если уполномоченный орган приостановил выписку ЭСФ в порядке статьи 88 Налогового кодекса РК, плательщик НДС вправе оформить счет-фактуру на бумаге. После отмены приостановления он должен зарегистрировать документ в ИС ЭСФ в течение 15 календарных дней (пп. 3 п. 1 ст. 492 НК РК).

Чтобы выяснить причину ограничения и порядок его снятия, обратитесь в управление государственных доходов по месту регистрации. Срок внесения бумажного документа отсчитывайте от даты отмены приостановления.

Перед исправлением или дополнением старого документа

Допустим, на дату операции компания не должна была выписывать счет-фактуру в электронной форме и законно оформила его на бумаге. Позже бухгалтеру понадобился исправленный или дополнительный ЭСФ по этой операции.

Сначала зарегистрируйте исходный бумажный счет-фактуру в ИС ЭСФ. Затем оформите исправленный или дополнительный ЭСФ со ссылкой на исходный документ. Для связи документов системе нужен его регистрационный номер.

Само появление обязанности выписывать ЭСФ не означает, что нужно переносить в систему все старые бумажные счета-фактуры.

Как внести бумажный счет-фактуру на портале ИС ЭСФ

Подготовьте исходный документ

Проверьте номер и дату бумажного счета-фактуры, реквизиты поставщика и получателя, дату совершения оборота, товары или услуги, суммы и НДС.

Подготовьте действующую ЭЦП и убедитесь, что у сотрудника есть права на выписку документов от имени компании.

Откройте форму ввода бумажной ЭСФ

Войдите на портал ИС ЭСФ и откройте раздел «Электронные счета-фактуры». Нажмите «Ввести бумажную ЭСФ».



Выберите причину выписки на бумаге

В окне «Причина выписки на бумажном носителе» выберите основание, которое соответствует вашей ситуации:

1. «Техническая ошибка или плановые работы»;
2. «Блокировка налогоплательщика уполномоченным органом»;
3. «Отсутствовало требование по выписке ЭСФ».
   

Нажмите «Применить». В форме появится строка 2.1 «Дата выписки на бумажном носителе».
Для регистрации после сбоя выбирайте первое основание, после отмены приостановления — второе, для старого документа без требования электронной выписки — третье.



Заполните реквизиты счета-фактуры

Перенесите сведения из бумажного документа. В общем разделе проверьте следующие поля.



Автоматическое заполнение строки 2 текущей датой предусматривают пояснения к форме счета-фактуры.

Дата регистрации и дата бумажного документа могут различаться. Например, при регистрации старого счета-фактуры строка 2 содержит текущую дату, а строка 2.1 — дату его первоначальной выписки. Не подменяйте дату бумажного документа сегодняшней.



Проверьте дату при регистрации после сбоя

При выборе причины «Техническая ошибка или плановые работы» портал проверяет сведения о неработоспособности ИС ЭСФ. По исходной инструкции, в строке 2.1 можно выбрать только дату, для которой система содержит информацию о подтвержденном сбое.

Если нужная дата недоступна, сверьте ее с сообщением КГД и выбранной причиной. Не выбирайте другую дату ради отправки документа: она должна совпадать с датой исходного бумажного счета-фактуры.



Подпишите документ и проверьте регистрацию

После проверки реквизитов подпишите документ ЭЦП и отправьте через портал. Убедитесь, что ИС ЭСФ присвоила ему регистрационный номер. Сохраненный черновик еще не подтверждает отправку: документ должен пройти регистрацию в системе.

Если вам нужен исправленный или дополнительный ЭСФ, оформляйте его после регистрации исходного документа и укажите его реквизиты.

Что проверить перед отправкой


Перед отправкой проверьте четыре пункта:

1. Причина выписки на бумаге соответствует фактическому основанию.
2. Строка 2.1 содержит дату исходного бумажного счета-фактуры.
3. При регистрации после сбоя дата документа входит в подтвержденный период неработоспособности ИС ЭСФ.
4. Срок регистрации после устранения сбоя или отмены приостановления еще не истек.
   

После отправки проверьте регистрационный номер. Он подтверждает, что система зарегистрировала документ, и позволяет связать с ним последующий исправленный или дополнительный ЭСФ.

Что важно запомнить

Для регистрации бумажного счета-фактуры используйте отдельную команду «Ввести бумажную ЭСФ». Сохраняйте номер и дату исходного документа, выбирайте фактическую причину его оформления на бумаге и контролируйте срок регистрации. Если нужно исправить или дополнить старую операцию, сначала внесите исходный счет-фактуру в ИС ЭСФ.

Оформить подписку на 1С:ЭСФ