С марта 2025 года в Казахстане вступили в силу поправки в Кодекс об административных правонарушениях, ужесточающие правила использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). Теперь передача ключа третьим лицам грозит серьезными штрафами. Рассказываем, как их избежать.



Что случилось

В малом и среднем бизнесе распространена практика, когда ЭЦП выпускается на владельца компании, а затем передается бухгалтеру или юристу. С 13 марта 2025 года такая схема запрещена.

С 13 марта 2025 года в статье 640 КоАП РК появился пункт 6, который предусматривает штрафы за использование чужого ключа ЭЦП:

1. Физические лица — 50 МРП (196 600 ₸ в 2025 году).
2. Малый бизнес и НКО — 100 МРП (393 200 ₸).
3. Средний бизнес — 150 МРП (589 800 ₸).
4. Крупный бизнес — 200 МРП (786 400 ₸).
   

Чтобы избежать штрафов, каждый сотрудник, работающий с электронными счетами-фактурами (ЭСФ), должен иметь собственный ключ ЭЦП и быть зарегистрирован в системе ИС ЭСФ.

Как добавить сотрудника в ИС ЭСФ

Перед добавлением сотрудника организация или ИП должны быть зарегистрированы в ИС ЭСФ. Если регистрация уже есть, следуйте инструкции.

Регистрация пользователя

Сотрудник должен самостоятельно зарегистрироваться в ИС ЭСФ, выбрав статус «Физическое лицо». Для этого потребуется его личный ключ ЭЦП.



Отправка приглашения

Первый руководитель (директор, ИП) выполняет следующие действия:

1. Входит в ИС ЭСФ.
2. Переходит в раздел «Настройки» → «Управление персоналом».
3. Нажимает кнопку «Пригласить сотрудника».
4. Вводит ИИН сотрудника и отправляет запрос.
   

Подтверждение сотрудником

Сотрудник заходит в свой личный кабинет в ИС ЭСФ:

1. Открывает «Настройки» → «Мои предприятия».
2. Видит приглашение и принимает его.
3. Подписывает приглашение своей ЭЦП.
   

Назначение полномочий

После подтверждения доступа необходимо настроить уровень прав сотрудника.



⚠️ Важно:

Сотрудник индивидуального предпринимателя не может заверять ЭСФ. Он имеет право создавать, сохранять и просматривать исходящие счета-фактуры, но подписывать и отправлять их может только сам ИП.

Теперь сотрудник официально добавлен и может работать в системе с соблюдением новых требований законодательства.

Надеемся, статья была полезной. Если остались вопросы, оставляйте комментарии внизу. Желаем удачи!

Методист-консультант компании ITsheff Наталья Майер.