Привет, это ITsheff. В своей работе часто замечаем, что во многих крупных сетевых компаниях нет единой базы учета всех филиалов, складов и других структурных единиц. То есть у каждого подразделения своя база 1С, они с ней работают, но процесс сведения общих данных не автоматизирован. С нашим техническим директором Дмитрием Яковлевым попробуем разобраться, когда филиалы лучше вести в единой базе 1С.



Кому надо сводить данные в единой базе

Перед коммерческими организациями или предпринимателями с небольшим количеством структурных единиц, например, магазин и склад, дилемма объединения баз встает редко. Как правило, 1С они используют только для ведения бухгалтерии и налогового учета, для этого достаточно завести одну базу подходящей конфигурации.
Другое дело, когда у нескольких бизнес-единиц один общий бенефициар. Например, у компании есть филиалы и склады, еще и расположены они в разных регионах Казахстана. Еще одна популярная модель — группа компаний или нескольких юридических лиц для ведения разной деятельности, например, коммерческая и благотворительная. Несмотря на различие правового статуса и форму организации, объединяет их единый центр управления. А значит, неизбежно встает вопрос о ведении общего учета и аналитики.

Как работают компании без объединения баз в 1С

Далеко не все компании с разветвленной сетью используют автоматизацию учета в 1С и сводят данные в единую базу. Применяют другие инструменты общего учета, порой менее эффективные и с большим риском ошибки, но по каким-то причинам их продолжают использовать.

Дмитрий Яковлев, технический директор ITsheff: «По своему опыту могу сказать, что многие компании, даже работая в одной городе, не объединены в единую базу. В определенное время сводят базы через обмен данных».

Разберем несколько наиболее популярных моделей сведения баз.

Сведение вручную. Например, розничная сеть магазинов. Каждый из них обособлен, ведет свой учет, регистрирует получение товара от поставщика, фиксирует остатки на складе и прочую оперативную деятельность. В определенное время директора филиалов скидывают отчеты в главный офис. Бухгалтерия вручную начинает сводить все эти отчеты в единый и передает руководству компании. У этого способа есть несколько серьезных недостатков:

1. данные приходится вводить вручную — это затраты времени и риск ошибок;
2. нельзя получить достоверные данные в реальном времени;
3. трудно наладить логистический обмен между магазинами.
   

Таблица в Excel. Все будут заносить данные в единую таблицу. Теперь информация более актуальная, можно наладить процесс обмена товаром между магазинами, но риск ошибки при ручном вводе сохраняется. Опять же, если бухгалтерский учет ведется в 1С, то данные из таблицы надо будет переносить вручную.

Для чего объединяют филиалы в единую базу 1С

Бизнес всегда смотрит в сторону автоматизации этих процессов. Если сеть объединена в одну базу, то тот же коммерческий отдел сможет получать оперативную и достоверную информации о продажах и остатках. И для этого не надо ждать, пока произойдет обменным данными с филиалами.
Также объединение филиалов облегчает товарно-материальный учет. Провести инвентаризацию в отдельном филиале, а потом свести данные с другими — это сложный и долгий процесс. Когда каждый филиал ведет самостоятельно учет в 1С им трудно друг с другом взаимодействовать и получать достоверную информацию о наличии товара на складе. А если у вас все остатки в единой базе, то и контролировать их проще.

Дмитрий Яковлев: «Когда компания проводит объединение филиалов в одной базе она получает возможность делать больше продаж. Мы видим остатки других филиалов и можем быстрее среагировать. Объединение филиалов позволяет лучше контролировать бизнес: управлять остатками и складом».

Мы выделяем три основные причины для объединения филиалов в единую базу 1С:

1. Сокращение издержек. У нас есть пример строительной компании, которая решила уйти от обменов между базами, чтобы снизить нагрузку на бухгалтера. Изначально у них было несколько баз. Они решили оптимизировать бизнес-процессы и выяснилось, что все эти базы можно объединить и тем самым уменьшить работу по сведению отчетов.

2. Консолидация компании. Также пример из практики. Компания постепенно расширялась и когда запускала в новом городе бизнес, то регистрировала его как отдельное юридическое лицо. Соответственно у каждого филиала была своя база 1С. Но в процессе реструктуризации они решили, что такая схема только усложняет ведение бизнеса и объединили все филиалы под одним юридическим лицом. Также и все базы данных они свели к одной.

3. Оперативное открытие филиалов. Пример, компания начинает активно расти и ей требуется, как можно быстрее запускать филиалы в разных городах. Проще и быстрее открывать новые филиалы, когда у вас есть центральная база в облаке и телефония. Вы даете руководителю филиала логин и пароль для доступа и они приступают к работе. Если не брать в расчет юридическое оформление бизнеса, то открытие и закрытие филиала занимает один день.

Что может помешать объединению филиалов в единую базу 1С

1. Отсутствие стабильной интернет-связи. На работу 1С в облаке не так сильно влияет скорость интернета, как стабильность канала связи. Частые прерывания будут вести к тому что программа будет тормозить или даже зависать. Поэтому важно подобрать интернет-провайдера, который сможет предоставить надежный интернет-канал.

2. Финансовые сложности. Надо учесть, что для работы онлайн надо купить и лицензировать оборудование. Также необходимо нанять квалифицированный персонал, который будет обслуживать сервер. Риски потери данных здесь выше, надо это понимать и позаботиться о безопасности хранения информации. В качестве альтернативы, можно воспользоваться услугами облачного провайдера 1С. Чаще всего это обходится дешевле собственного сервера.

Как безболезненно провести объединение филиалов в единой базе

В нашей практике уже сложился отлаженная процедура сведения данных в единую базу 1С. Состоит она из нескольких этапов.

1. Запускаем пилот. Надо протестировать насколько компания готова к переходу. Проверяем стабильность интернет-каналов, готовность базы к использованию большим количеством пользователей. То есть функционал базы должен подходить всем подразделениям компании и она не должна содержать в себе критических ошибок. Клиент создает учетные записи для филиалов и сотрудников, предоставляет архив базы, чтобы мы могли протестировать работу в облаке. В рабочем режиме пользователи проверяют работу базы.

2. Работа над ошибками. Если есть проблемы с работой, то предварительно надо их решить. Если можем устранить ошибки, то устраняем, если нет, то даем рекомендации, что надо сделать. Например, проблемы с интернет-оборудованием, провайдером, конфигурациями принтеров и прочие.

3. Делаем переход. Если все хорошо или проблемы решены, то назначаем дату для перехода. То есть день, когда клиент перестает работать с текущими базами, мы их выгрузим и перенесем в облако. Во время переноса базы будут недоступны, поэтому мы договариваемся с клиентом заранее когда он будет проходить. Как правило, такие работы мы проводим ночью или на выходных, когда никто не работает в 1С. Обычно, если база не очень большая, то на перенос уходит 1−2 часа.

4. Техподдержка. Потом занимаемся поддержкой работы баз. Большинство проблем возникают в первые месяцы. К каким-то особенностям работы в облаке пользователям надо привыкнуть, что-то может потребовать дополнительной настройки, какие-то проблемы при пилоте могли не выявится. Как правило, на обкатку требуется около двух месяцев. В течение этого времени основные проблемы решаются. Потом продолжаем оказывать поддержку, но обращения обычно типовые, вроде создания резервных копий, обновления типовых баз или запуск дополнительных функций.

Вместо заключения

Чем сложнее структура бизнеса, тем важнее собственнику видеть четкую и актуальную картину происходящих процессов. Для этого и нужна автоматизация сведения данных без дополнительных обменов и выгрузок.
Объединение филиалов в единой базе 1С — это тот элемент контроля, который позволяет бизнесу видеть свои сильные и слабые стороны. Только объективная и оперативная информация дает возможность осмысленно подходить к вопросу планирования дальнейшего развития. А любые разрозненные данные, которые потом сводятся вручную — это риск ошибок.
Безусловно, бывают объективные причины для раздельного ведения баз и в одном из следующих материалов мы расскажем о некоторых случаях. Но в случае, если у вас данные одного порядка, например, отчеты о продаже или остаткам, и они нужны для общей аналитики, то проще автоматизировать их сведение.