Конфигурации 1С чаще всего используют по их прямому назначению. Если «1С: Бухгалтерия» — значит, ведем бухучет, если «1С: Розница» — управляем торговлей. Некоторые компании оптимизируют бизнес-процесс — налаживают взаимодействие конфигураций. Между тем возможности платформы 1С можно значительно расширить за счет интеграции с другими IT-системами. На примере кейса компании Qaz-Trade One мы покажем, как интегрируются 1С и Битрикс с помощью облачных решений, и что дает такое объединение систем.



Почему решили интегрировать 1С и Битрикс

Что за компания

Qaz-Trade One — занимается производством строительных аксессуаров и реализует их через сеть дистрибьюторов. У компании два своих завода. Один в Казахстане, другой — в Китае. Работают в сегменте B2B.

Как работала цепочка производство-реализация

Основное направление компании — это производство. Система продаж дистрибьюторам строилась на «1С: Бухгалтерия для Казахстана», то есть четкого контроля за движением товара не было. Реализация товара шла со стороны производственной компании.

Автоматизации звонков и сообщений не было. Менеджеры звонили клинету с личного номеров телефона, счет выписывали сразу через 1С. Потом бухгалтеру приходилось вручную контролировать и при необходимости корректировать счет.

Что хотели изменить

Основная проблема заключалась в отсутствии контроля за реализацией продукции. То есть работали по схеме, которую часто называют «продажа ради продажи».
Готовая сеть дистрибьюторов уже была. Теперь надо было автоматизировать бизнес-процессы, прописать скрипты продаж, наладить контроль и объединить реализацию в единую систему.

Кто занимался решением задачи

EasyCRM — компания занимается внедрением и сопровождением crm-систем, автоматизацией бизнес-процессов. В приоритете — интеграция amoCRM и Битрикс с другими IT-системами для улучшения качества продаж. С большинством клиентов складывается долговременное партнерство, так как помимо внедрения систем, требуется и дальнейшее их сопровождение.

Эльдар Шоткин, коммерческий директор EasyCRM: «Мы помогаем автоматизировать сами процессы, которые происходят в компании. В первую очередь к нам обращаются за автоматизацией продаж. Автоматизация помогает повысить прибыль без увеличения количества клиентов. Просто появляется система, с помощью которой можно повысить качество продаж. Средние цифры роста около 16 %. Наш бизнес построен так, что если компания клиента растет, то растем и мы. Поэтому заинтересованы в том, чтобы поднимать продажи клиентов».

Как собирались решать задачу Qaz-Trade One

Интеграторы EasyCRM предложили внешние процессы, то есть непосредственно торговлю и коммуникацию с клиентом вести с помощью Битрикса. А внутренние процессы, такие как производство, фиксация продаж и финансовая отчетность — вести в конфигурации «1С: Управление торговлей», размещенной в облаке. Кроме того, необходимо было настроить синхронизацию и обмен информацией между Битриксом и облачной 1С. Такая интеграция помогает наладить эффективный контроль за бизнес-процессами, а при аналитике учитывать все имеющиеся данные.

Автоматизация строилась на следующей логике:

1. В Битрикс создается дистрибьюторская сеть. С головной компанией связывают все торговые филиалы и склады. Через нее проходит вся реализация продукции, формируются остатки по номенклатуре, обновляется информация о ценах, акциях, скидках и прочее.
2. В базе 1С проходит управление процессами и фиксация результатов, формируются отчеты и аналитика.
3. Системы обмениваются данными — это позволяет эффективно контролировать все бизнес-процессы компании.
   

Типичный сценарий реализации продукции:

1. Менеджеру по продажам приходит запрос от дистрибьютора на приобретение товара.
2. В Битрикс есть информация о виртуальных остатках из 1С, так как системы синхронизированы. Поэтому менеджер заходит в Битрикс — Товары, формирует счет на оплату и отправляет клиенту.
3. Почти сразу в 1С на основании заказа автоматически резервируется товар на контрагента.
4. В нашем сценарии товар резервируется по статусу заказа. То есть снять резерв можно в любой момент отменой самого заказа. Можно настроить резервирования на определенный срок, то есть если никаких изменений в статусе заказа не происходит, то резерв снимается автоматически через определенное время. После этого товар переводится в актуальные остатки 1С.
5. Если счет оплатили, то бухгалтер отмечает оплату в 1С. Информация поступает в Битрикс, менеджер получает уведомление, что у сделки изменился статус. Можно даже увидеть, полностью счет оплачен или частично.
6. Товар выдают или отправляют клиенту. Создаются документы для логистики.
7. В Битриксе по счету создается накладная, и сделка завершается как успешная. Накладная из Битрикса дублируется в 1С с идентичным номером и фиксируется реализация товара.
   

Как проходила интеграция 1С и Битрикс

Почему для интеграции систем выбрали облачный сервис

EasyCRM готовы были настроить и обслуживать Битрикс, а также провести интеграцию с базой 1С. Но необходима площадка для реализации проекта, а также компания, которая сможет развернуть систему 1С и будет ее обслуживать. Для этого привлекли ITsheff. На наших серверах развернули Битрикс и 1С.

Эльдар Шоткин: «В ITsheff налажена хорошая работа по части 1С. Они могут в короткие сроки и качественно развернуть облачную 1С — это первый нюанс. А второе — у них есть свои серверы и они расположены недалеко от головного офиса компании-клиента. У Битрикса есть коробочная версия и мы могли посадить его на один сервер с 1С. Для быстрого обмена данными лучше, чтобы системы находились недалеко друг от друга, еще лучше, если на одном сервере. Поэтому облако ITsheff для нас было идеальным решением».

Было несколько основных причин, почему решили разворачивать системы в облаке провайдера 1С.

1. Помимо Битрикса и 1С, интегрировались и другие IT-системы. Например, Power BI, для формирования отчетов. И некоторые интеграторы, которые занимались подключением оборудования, географически находились в разных местах. Проще наладить их работу в облаке.
   
   
2. Торговые точки Qaz-Trade One находятся в нескольких регионах РК и есть планы по расширению сети. Облако решает вопрос с мобильностью и скоростью запуска нового проекта.
   
   
3. Для развертывания систем требовался настроенный выделенный сервер. Кроме того, было важно получить возможность быстро регулировать объем потребляемых ресурсов сервера по запросу. У ITsheff есть специальный тариф 1С Сервер, который помогает решать подобные задачи. Клиент получает выделенный настроенный сервер '1'С и может самостоятельно регулировать объем его использования.
   
   
4. Кроме интеграции Битрикса и «1С: Управление торговлей», происходит синхронизация между конфигурациями 1С — УТ и Бухгалтерия. Такой обмен данными проще наладить, когда базы находятся в одной среде. Синхронизацией занимались специалисты ITsheff.
   
   
5. В облаке базы работают в клиент-серверном режиме. Чтобы внести изменения в Битрикс или базу 1С, даже не обязательно заходить в саму программу. Это особенно удобно, когда у сотрудников разный рабочий режим. Например, бухгалтерия работает в стандартном режиме 5-дневки, а продажи идут каждый день. Менеджер по продажам работает в Битриксе, и данные о сделках автоматически поступают в базу «1С: Управление торговлей», последняя, в свою очередь, синхронизируется в облаке с «1С: Бухгалтерия». После выходных бухгалтер приходит на работу, запускает 1С и видит все изменения, которые произошли в базе за выходные.
   

Кроме того, серверы ITsheff расположены в специализированных Центрах обработки данных (ЦОД) с уровнем надежности Tier-3. На собственных серверах такой степени безопасности достичь сложно. В блоге у нас статья, в которой мы разбираем вопрос рисков хранения данных в облаке.

Этапы интеграции

1. Около двух недель понадобилось на составление технического задания и согласование в Qaz-Trade One.
   
   
2. Проверили конфигурацию 1С. Проще работать с настроенной типовой конфигурацией. Любые доработки могут создать дополнительные проблемы, так как процесс интеграции предполагает вмешательство в код программы. Если в базе используются доработки, то они могут вступить в конфликт с интегрируемой системой. В базе Qaz-Trade One доработки были. Но в виде расширения базы, так как было важно не снимать конфигурацию с поддержки 1С. Доработка в виде расширения не затрагивала код программы, поэтому никак не влияла на использование интеграций и позволяла обновлять базу типовыми инструментами 1С.
   
   
3. Подготовили Битрикс. Необходимо было прописать вебхуки и запросы. Создали логику: когда, зачем, почему и какие действия должны происходить. То есть сделали внутренние настройки самого Битрикс и внешние запросы в 1С.
   
   
4. «Научили» 1С принимать и понимать запросы Битрикс. Это как раз и есть работа с базой 1С. Надо залезть в конфигурацию и поменять логику системы, создать дополнительные функции, так чтобы она «видела» Битрикс и правильно реагировала на ее запросы.
   
   
5. Такое же «обучение» сделали и на стороне Битрикс. Вместе с тестами процесс подготовки к интеграции обеих систем занял примерно три недели.
   
   
6. Еще одна неделя ушла на постоянные тесты. То есть запускали разные сценарии работы двух работ и проверяли, какие ошибки могут возникнуть.
   
   
7. Все. После обкатки на тестах, интегрированные системы запустили в рабочий процесс.
   

Что в итоге получилось

Чтобы пройти все этапы интеграции понадобилось примерно полтора месяца. Примерно столько же еще уйдет на то, чтобы увидеть первые результаты в цифрах.

Но уже сейчас менеджер может создавать счета и резервировать товары, не заходя в 1С. В то же время Битрикс получает от 1С данные о контрагентах, номенклатурах и так далее.

Интегрированные системы работают так, как изначально и планировали. То есть внешние торговые процессы регулирует Битрикс, с ним в основном работают менеджеры по продажам. А внутренние процессы — 1С, с ним работают бухгалтеры, финансисты и аналитики.

Зачем делать интеграцию разных IT-систем

В первую очередь, для того чтобы автоматизировать бизнес-процессы и снять лишнюю нагрузку с персонала.

Например, если у вас в вашей компании нет ежедневного прихода товара, но бухгалтер постоянно чем-то занят, значит, его время используется не рационально. То же самое, если менеджеру требуется дольше двух часов на то, чтобы отправить счет клиенту — стоит задуматься, почему так происходит и как это влияет на продажи.

Универсальных IT-систем не существует, каждая из них решает свои задачи. Но большинство из них способны взаимодействовать друг с другом и если их правильно настроить смогут эффективнее решать задачи бизнеса.

Но надо учитывать и то, что каждый такой переход потребует готовности компании к нему.

1. Надо подготовить персонал к тому, что рабочие паттерны и задачи, которые они выполняли, могут измениться. Иногда это вызывает отторжения, так как люди быстро привыкают к привычным действиям. Даже если новая схема облегчает им работу, принимают это далеко не все и сразу.
   
   
2. Интеграции занимают какое-то время. Не получится в один день взять и поменять всю логику процессов. Любая интеграция требует тонкой настройки систем, после чего надо протестировать их работу, прежде чем подключать к ней всех пользователей. Это надо учитывать. На период перехода придется работать по той схеме, которая существовала.
   
   
3. Интеграция IT-систем потребует финансовых вложений. К этому тоже надо быть готовым. Конечно, расходы будут зависеть от задач, которые ставит компания, но в любом случае придется привлекать специалистов, которые будут их решать.
   

Но, несмотря на все эти препятствия, грамотная интеграция IT-систем дает сильный эффект и помогает бизнесу развиваться.