В этой статье разбираем два рабочих, и главное законных, варианта:
- оплата с корпоративной карты (приоритетный и самый простой способ);
- оплата картой сотрудника через подотчетное лицо.
Вариант 1. Оплата с корпоративной карты
Это самый удобный и приоритетный способ, если у компании есть корпоративная карта.
При оплате важно корректно отразить две операции:
- перевод денег на корпоративную карту;
- саму оплату поставщику.
Путь в 1С:
Банк → Платежное поручение исходящее → Создать
Вид операции:
«Перевод на другой счет организации»
Что указать:
- сумму перечисления;
- банковский счет отправителя;
- банковский счет получателя (корпоративная карта).
Дт 1030
Кт 1030
Шаг 2. Оплата поставщику с корпоративной карты
После получения банковской выписки по карте отражаем оплату.
Путь в 1С:
Банк → Платежное поручение исходящее → Создать
Вид операции:
«Оплата поставщику»
Что указать:
- поставщика (ТОО «ITsheff»);
- сумму оплаты;
- банковский счет (корпоративная карта);
- статью движения денежных средств (ДДС);
- назначение платежа и КНП.
Дт 1710
Кт 1030
Таким образом, сначала деньги перемещаются на корпоративную карту, а затем списываются в оплату услуг.
Вариант 2. Оплата картой сотрудника через подотчет
Если корпоративной карты нет или ее невозможно использовать, сотрудник может оплатить услуги своей банковской картой.
В бухгалтерском учете такую операцию отражают через подотчетное лицо.
Есть два распространенных варианта.
Вариант 2.1 Через подотчетное лицо
Шаг 1. Выдать деньги сотруднику под отчет
Раздел:
Банк и касса → Выдача денег под отчет
Документ:
- Расходный кассовый ордер
или - Платежное поручение исходящее
- сотрудника;
- сумму;
- вид операции «Выдача денежных средств подотчетнику».
Проводка:
Дт 1251 Расчеты с подотчетными лицами
Кт 1010 Касса/1030 Расчетный счет
Шаг 2. Сотрудник оплачивает услугу картой
После оплаты сотрудник предоставляет:
- чек об оплате;
- АВР (через портал ИС ЭСФ);
- счет-фактуру (через портал ИС ЭСФ).
Раздел:
Банк и касса → Авансовые отчеты
Документ:
Авансовый отчет
Необходимо указать:
- подотчетное лицо — сотрудник;
- контрагент — поставщик услуги.
- услугу;
- сумму;
- счет затрат.
- 7210 Административные расходы;
- 7110 Расходы по реализации.
Проводки:
Дт 7210 / 7110
Кт 1251
Если есть НДС, дополнительно отражается:
Дт 1420 НДС к зачету
Кт 1251
Вариант 2.2 Если сотрудник оплатил без подотчета
Иногда сотрудник сначала оплачивает услугу своей картой, а компания компенсирует расходы позже.
В этом случае учет делают в обратном порядке.
Шаг 1. Создать авансовый отчет
Раздел:
Банк и касса → Авансовые отчеты
Сотрудник указывается как подотчетное лицо.
Шаг 2. Отразить расходы
Во вкладке «Товары и услуги» указывают:
- контрагент — поставщик;
- услугу;
- сумму.
Дт 7210 / 7110
Кт 1251
Шаг 3. Компенсировать сотруднику расходы
Документ:
- Расходный кассовый ордер
или - Платежное поручение исходящее
Выдача денежных средств подотчетнику
Проводка:
Дт 1251
Кт 1010 / 1030
По сути, это та же процедура, что и в первом варианте, только выполняется в обратном порядке.
Какие документы должен предоставить сотрудник
Чтобы бухгалтерия могла подтвердить расходы компании, сотрудник должен предоставить:
✔️ чек об оплате;
✔️ АВР (акт выполненных работ);
✔️ счет-фактуру (если есть НДС);
✔️ авансовый отчет.
Важно
Оплата услуг картой сотрудника не считается нарушением, если соблюдаются три условия:
- расходы связаны с деятельностью компании;
- есть подтверждающие документы;
- оформлен авансовый отчет.