В конфигурации «1С: Бухгалтерия для Казахстана» после перехода на учет товаров в модуле «Виртуальный склад» (ВС) для работы становится доступен Электронный документ виртуального склада (ЭДВС). Разберемся, зачем нужен этот документ и как с ним работать.



Зачем нужен ЭДВС

ЭДВС является транспортным документом для обмена данными между учетной системой налогоплательщика и модулем «Виртуальный склад». Другое его назначение — вести учет товаров по источникам происхождения.

Другими словами, у ЭДВС есть две основные функции:

1. Учет товаров, в том числе не подлежащих учету на ВС, по источникам происхождения.
2. Обмен данными с модулем ИС ЭСФ «Виртуальный склад».
   

ЭДВС для ведения учета товаров по источникам происхождения

После настройки ВС все движения по источникам исключаются из первичных учетных документов (Поступление ТМЗ и услуг, Реализация ТМЗ и услуг, ГТД по импорту, ЗоВТ и т.д.). Поэтому в них не формируются источники происхождения и не отражаются операции движения товаров.

Теперь все операции по учету Источников происхождения выполняются при помощи документа ЭДВС. Для формирования новых источников, отражения операций по перемещению товаров, отражения факта выбытия товаров на основании первичных документов, создается документ ЭДВС.

⚠️ За исключением электронного счета-фактуры (ЭСФ). Он самостоятельно формирует источники происхождения и списывает по ним товары, в том числе не являющиеся товарами ВС.

В ЭДВС отражаются данные как по товарам «Виртуального склада», так и по «прочим» товарам, для формирования аналитики по источникам происхождения и движений по регистру.





Для перехода к ЭДВС зайдите в раздел «Номенклатура и склад», далее «Виртуальный склад» — «Документы» — «Электронный документ ВС».




Можно создать первичный самостоятельный документ. Нажмите «Создать».




Также можно создать ЭДВС на основании учетных документов, которые отражают действия с товаром в учетной системе. Документ-основание можно выбрать из списка документов, либо указав учетный документ. Нажмите «Создать ЭДВС».

1. Из списка документов.
   
   
   
   
2. Из учетного документа.
   
   
   

Если создавать ЭДВС на основании специализированных документов, то тип формы конфигурация определит автоматически. Например, основанием является документ «Списание ТМЗ» — в ЭДВС будет автоматически установлен вариант типа формы «Списание». При необходимости тип формы можно изменить вручную.





В документе ЭДВС указывают сведения об организации, виртуальном складе, на котором необходимо учитывать товары, а также данные о самих товарах.

Раздел «А. Общий раздел»



Дата документа — заполняется автоматически текущей датой. Можно изменить, если ЭДВС не отправляется в данный момент.

Тип формы — выбирается из списка.



Причина списания и Вид детализации заполняются при выборе соответствующих форм.

Раздел «B/C: Реквизиты»

Доступность разделов Реквизиты Владельца/Отправителя и Реквизиты Получателя зависит от выбранного типа формы. В основном потребуется указать собственные реквизиты.

Раздел «D: Склад»

Выбирается склад, по которому происходит движение товара.



При выборе формы Внутреннее перемещение и Перемещение по импорту заполните Склад отправитель и Склад получатель.




Раздел «Е.Товары»

Товары, обязательные для учета в модуле «Виртуальный склад», отражаются в закладке Товары Виртуального склада. Для которых учет не предусмотрен — Прочие Товары.

Товары в раздел можно через кнопку «Добавить» или «Подбор по остаткам». Для формы «Остатки» подбор по остаткам сделать нельзя.



⚠️ Лайфхак. При заполнении раздела Товары по форме «Остатки», для учета источников можно изначально выбрать форму «Списание» и указать необходимый Склад. Затем используйте «Подбор по остаткам», перенесите данные в документ и вновь измените тип формы на «Остатки».

При вводе Остатков данные по товару заполняются вручную. Если в карточке номенклатуры есть код ТН ВЭД, то он и код ГСВС заполнятся автоматически. В остальных формах данные заполняются автоматически из карточки по источникам происхождения.

Раздел «Прочие сведения»

Здесь указывают Статусы и Состояние документа. Провести ЭДВС можно только при состояниях «Обработан на сервере», «Не подлежит отправке» или «Отменен». В остальных случаях будет появляться сообщение об ошибке.




⚠️ Лайфхак. ЭДВС, созданный для учета по источникам и не подлежащий отправке на портал ИС ЭСФ, можно провести, если изменить вручную Статус на «Обработанный». Затем нажмите «Записать» — «Провести». Предварительно надо разрешить редактирование документа.



ЭДВС для обмена данными с модулем ИС ЭСФ «Виртуальный склад»

Табличная часть ЭДВС разделена на две закладки: Товары Виртуального склада и Прочие товары.



Товары, которые не подлежат учету на ВС, отражаются в закладке «Прочие Товары». ЭДВС создается и используется исключительно с целью учета товаров по источникам происхождения. У документа будет Состояние: «Документ не подлежит отправке в модуль ВС (отсутствуют товары Виртуального склада)». Это значит, что документ не будет учитываться при обмене данными с ВС.

Товары, движение которых необходимо отражать в модуле ИС ЭСФ «Виртуальный склад», при создании ЭДВС будут отражаться в закладке «Товары Виртуального склада». В документе будет выводиться Состояние: «Документ готов к отправке в модуль ВС».

Также документу может быть присвоено Состояние: «Документ ожидает идентификации товаров на ВС». Это значит, что в конфигурации отсутствуют идентификаторы (ID), для товаров ВС. ID — ключевые данные для идентификации товара и формирования источников происхождения по товарам.



При таком состоянии документа сначала надо получить идентификатор, а после этого отправлять данные по товарам ВС в систему. Для этого перейдите по ссылке Состояние, кликнув на «Документ ожидает идентификации товаров на ВС», либо через кнопку «Ещё» — «Получить идентификаторы товаров».

Провести ЭДВС и сформировать источники происхождения по товарам Виртуального склада (при необходимости), можно только после отправки документа на сервер и получения положительного ответа на запрос.

Если ЭДВС не нужно отправлять на портал ИС ЭСФ, а он нужен для учета по источникам происхождения, то для проведения ЭДВС в разделе «Прочие сведения» измените Статус на «Обработанный».





Запишите и проведите ЭДВС. Состояние документа изменится на «Документ успешно принят сервером ВС».




После проведения документа сформируется движение в регистрах по Источникам происхождения.




Отправка данных в модуль ИС ЭСФ «Виртуальный склад» производится путем прямой отправки документа ЭДВС на сервер (по аналогии с отправкой документа ЭСФ). Никаких дополнительных документов в конфигурации при этом создавать не нужно.

Если в документе отражены как товары, подлежащие учету в модуле ВС, так и товары, не подлежащие учету, в информационную систему будут отправлены данные только по товарам Виртуального склада.

ЭДВС служит также и для получения информации о движениях товаров с модуля ВС. Например, если перемещение выполнялось непосредственно внутри системы ИС ЭСФ в модуле ВС, то для отражения такого перемещения в конфигурации, необходимо получить ЭДВС с сервера и отразить данные по нему в конфигурации при помощи учетного документа.



Технология обмена данными с модулем «Виртуальный склад»

Конфигурация «1С: Бухгалтерия для Казахстана» поддерживает два способа обмена данными с модулем ВС.

1. Прямой обмен данными средствами API (рекомендуемый)
2. Экспорт данных в XML-файл для его последующего импорта в модуль.
   

Прямой обмен

После заполнения и проверки ЭДВС, его можно отправить на сервер ВС. Используйте команду «Отправить».



Для отправки документа понадобится ключ ЭЦП пользователя, выполняющего отправку. После подписи документ передается в систему «Виртуальный склад».

Если сервер принял документ, то у него будет статус «Обработан» и он переходит в состояние «Документ успешно принят». Ему присваивается регистрационный номер.



Экспорт данных в XML-файл

ЭДВС может экспортировать в XML-файл, который впоследствии можно импортировать в систему «Виртуальный склад». Команда «Выгрузить в XML» доступна в дополнительном меню «Еще».



Выгруженный файл затем необходимо загрузить в информационную систему ВС стандартными средствами веб-портала.

Дополнительные возможности конфигурации «1С Бухгалтерия для Казахстана»

Для пакетного формирования ЭДВС на основании учетных бухгалтерских документов в конфигурации предусмотрен специальный сервис «Помощник оформления документов ВС». Зайдите в раздел «Номенклатура и склад» — «Виртуальный склад» — «Документы».



Сервис позволяет проконтролировать ввод ЭДВС для учетных документов за определенный период, а также автоматически ввести или переоформить ЭДВС, в случае необходимости.





Надеемся, наша статья была полезна. Если остались вопросы, оставляйте свои комментарии внизу. Желаем удачи!

Бухгалтер-консультант компании ITsheff Асемгуль Шалабаева.