К нам часто приходят заявки на исправление ошибок при отправке электронных счетов-фактур (ЭСФ). В этой статье разберем наиболее частые ошибки при работе с ЭСФ.

1. «Не уникальны номер+дата в сохраняемой коллекции с уже сохраненной коллекцией в базе».



Уникальность номера учетной системы проверяется в рамках одного дня. Если появилась ошибка, как на скриншоте выше, скорее всего, вы забыли изменить номер или отправили с портала ЭСФ с таким же номером.
Надо просто поменять номер учетной системы, либо выписать счет-фактуру в другой день.



2. «Указанный БИН не является структурной единицей (филиалом) поставщика, указанного в поле 6 ИИН/БИН».



При заполнении БИН в разделе В система проверяет связь структурного подразделения с головным предприятием по данным ИС «Единое хранилище данных». Если таких данных нет, то возникает ошибка, как на скриншоте выше.

Скорее всего, при отправке ЭСФ указали некорректный БИН структурной единицы (филиала). Ошибка могла появиться при дублировании ИИН/БИН Поставщика в поле 6 и 6.0. Если ваша компания не является филиалом или другой структурной единицей, то надо очистить поле 6.0.



Чтобы ошибка не повторилась, проверьте и исправьте настройки конфигурации. Выберите «Предприятие — раздел Предприятие — справочник Организации».
В карточке организации, в разделе Головная организация уберите галочку с «Указывать реквизиты головной организации». Нажмите кнопку «Записать и закрыть».



3. «Адрес местонахождения получателя отсутствует», либо «Адрес места нахождения должен содержать от 3 до 400 символов».

В разделе С проверьте, как заполнили «Реквизиты получателя» в поле «Адрес места нахождения».





Если поле не заполняется автоматически, проверьте контактную информацию в карточке контрагента. Как минимум надо указать страну, область и город.



4. «Истек срок действия сертификата» — CERTIFICATE_EXPIRED.



Скорее всего, в 1С загружен недействительный сертификат аутентификации. Необходимо проверить и перевыпустить ключ на сайте https://pki.gov.kz/.



Ошибка возникает в случае, если в настройках ЭСФ пользователь не обновил (истек срок действия) ключ аутентификации после получения новых ключей в НУЦ РК.

Для исправления ошибки необходимо:

• Открыть настройки подключения к ИС ЭСФ: «Администрирование — Общие настройки — Электронные счета-фактуры — Настройка электронных счетов-фактур».





• Во вкладке «Пользователи ИС ЭСФ» выберите пользователя (правой кнопкой «мыши» — «Изменить» или двойное нажатие левой кнопкой «мыши») и проверьте срок действия сертификата в поле «Сертификат для входа в ИС ЭСФ».
Также можно нажать «Проверить вход в ИС ЭСФ».



• Если срок действия сертификата истек, то нужно загрузить новый сертификат для входа в ИС ЭСФ. Нажимаем кнопку «Выбрать сертификат». Загружаем новый ключ AUTH и задаем пароль на ЭЦП.

• Кнопка «Записать» — кнопка «Проверить вход в ИС ЭСФ». Если появилось сообщение «Вход в ИС ЭСФ успешно выполнен от имени всех указанных организаций» — значит, все сделали верно.

5. «Отсутствуют необходимые полномочия для выполнения операции от лица предприятия».

Чаще всего ошибка появляется когда ЭСФ отправляют с помощи ключа индивидуального предпринимателя (ИП).

Необходимо проверить заданные типы профиля у Пользователя ИС ЭСФ. Переходим «Администрирование — Общие настройки — Электронные счета-фактуры — Настройка электронных счетов-фактур — Пользователи ИС ЭСФ». Далее нужно открыть карточку пользователя, который отправляет ЭСФ и проверить Тип профиля ИС ЭСФ.

Если отправка делается от лица самого ИП, в профиле должно быть указано «Индивидуальный предприниматель», а не «Руководитель ЮЛ». Если ЭСФ отправляет сотрудник ИП, то тип профиля должен быть «Сотрудник ИП».



6. Поле «Код валюты» должно содержать значение KZT, если поставщики не являются экспортерами, международными перевозчиками или участниками СРП.

Ошибка появляется, если в поле 10 — «Категория поставщика» — не указана одна из категорий «G — экспортер», «H — международный перевозчик», «E — участник СРП», а в поле 33.1 — «Код валюты» — не указан «KZT», если ЭСФ выставлен не в тенге.

Проверьте отметки данных категорий, после чего поставщик товаров, работ, услуг может выписывать ЭСФ в иностранной валюте.

В строке 21 — «Категория получателя» — должна быть отмечена ячейка «F — нерезидент».

7. «Значение не соответствует курсу валюты, определенному на дату совершения оборота (согласно официальным данным Нац.банка по данным Казахстанской фондовой биржи KASE).





Ошибка часто возникает при выписке экспортных ЭСФ, если указанный в поле 33.2 курс валют не совпадает с рыночным курсом валют, установленным НБ РК.

При отправке ЭСФ необходимо проверить, загружен ли курс валюты на дату оформления документа «Реализация ТМЗ и услуг в иностранной валюте» в справочник «Валюты». А если курс устанавливался вручную, проверить корректность.



Затем надо проверить корректность заполнения курса валюты в документах «Реализации — Счет–фактура» на дату оборота.



8. Некорректный код единицы измерения.

Ошибка возникает, если в поле G 5 — «Ед. изм.» — указано значение, которого нет в базе данных справочника «Единицы измерения». При обработке системой ЭСФ поля «Ед. изм.» (<unitNomenclature> ) в XML, принимаются только цифровые значения по Справочнику единиц измерения. Необходимо проверить корректность и заполнить единицы измерения в ЭСФ по значениям Справочника.

Проблема может возникнуть, если в базе 1С классификатор единиц измерения не настроен или настроен неправильно. Если при создании Номенклатуры в поле «Единица измерения» выбирается единица измерения, созданная вручную, а не выбранная через «Подбор из классификатора».

Например, в учетной системе создали единицу измерения «килограмм» и при сохранении указали код 0001.



Пользователь, выписывающий ЭСФ, будет думать, что он указал в документе «килограмм», но на портал поступит ЭСФ в единицах измерения с кодом 0001. ИС ЭСФ такой документ не примет, так как единицы измерения с таким кодом нет в справочнике. Единицу измерения с кодом 001 система примет и отобразит получателю по данным своего классификатора. И это будут не «килограмм», а в данном случае «нанометры».
Чтобы решить проблему, нужно исправить единицу измерения и правильно заполнить по кодам Справочника.



9. № Договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг и Дата договора (контракта) на поставку товаров, работ, услуг должны быть заполнены.

При получении ЭСФ система проверяет «Раздел E. Договор (контракт)». Если заполнено поле «Договор поставки», но не заполнено хотя бы одно из полей «Дата» и «Номер», то появится ошибка.

Причина в отправке ЭСФ из базы по договору, заполненному некорректно. Чтобы избежать или исправить ошибку, надо проверить, как заполнен договор, на основании которого составлялась счет-фактура.

В примере на скриншоте в ЭСФ мы указали договор поставки, но сам номер договора не прописан, так как в договоре, на который мы ссылаемся, его нет.



Чтобы избежать ошибки, надо зайти в сам договор поставки и корректно заполнить поля «Наименование», «Номер договора» и указать правильную дату. После этого «Записать и закрыть».



Теперь в ЭСФ надо заново выбрать договор-основание и проверить правильность заполнения полей. «Номер договора поставки» и «Дата» должны быть заполнены, и тогда ошибка не повторится.





10. «Простой системы не зафиксирован».

Ошибка встречается редко, из-за чего многие не понимают, с чем она связана. Возникает она, если из-за технической ошибки на стороне ИС ЭСФ документы были зарегистрированы и отправлены позже установленного срока.

Например, вы попытались отправить на портал электронную счет-фактуру, но из-за технического сбоя не смогли это сделать. Отправляете счет-фактуру на бумажном носителе и в качестве причины указываете «Простой системы». Если на указанную в счете-фактуре дату не было протокола о простое системы, то вам придет уведомление «Простой системы не зафиксирован».

Надо отправить запрос на фиксацию события в техподдержку портала ИС ЭСФ. Если есть уведомление об ошибке, то они ее зафиксируют. А вам надо уточнить, когда можно будет выписать новый ЭСФ.

11. «Назначение платежа отсутствует».

Ошибка возникает при отправке ЭСФ, в которой получателем товаров, работ или услуг является государственное учреждение. В строке 20 раздела С отмечена ячейка Е — «Государственное учреждение», но поле «Назначение платежа» не заполнено.

Заполните поле по договору о госзакупках. В счете-фактуре надо выбрать «Реквизиты государственного учреждения».





12. «Данные в акте ЭГЗ и счете-фактуре отличаются».

Как видно из названия, ошибка возникает, если информация в отправляемом ЭСФ и акте ЭГЗ отличаются. Чтобы избежать проблем при выписке ЭСФ на основании акта ЭГЗ, действуем следующим образом. На портале ИС ЭСФ выбираем «Журнал актов выполненных работ — Акт ЭГЗ». Находим нужный нам акт и нажимаем «Создать ЭСФ». Система заполнит счет-фактуру данными из акта ЭГЗ. Остается проверить правильность заполнения и при необходимости дополнить.

Если выписывали вручную, то в разделе F надо указать номер, дату и реквизиты документов, которые подтверждают поставку.

Для заполнения полей по акту о госзакупках (номер и дату подписания) в документе «Реализация ТМЗ и услуг» необходимо зайти в «Реквизиты печати» и в разделе «Сведения портала госзакупок» указать необходимые данные.



13. «Выписка ЭСФ на экспорт в страны ЕАЭС без ссылки на СНТ запрещена».

С этой проблемой все просто. В разделе F в поле «Номер» нужно указать ссылку на сопроводительную накладную на товар (СНТ). Рекомендуем сначала оформить СНТ и на ее основании сформировать ЭСФ. Тогда такая ошибка не возникнет.





14. «Оформление СНТ обязательно при экспорте товара в страны ЕАЭС».

Если появилась такая ошибка, значит, в разделе B вы выбрали категорию G — «Экспортер» — в строке 18.1 указана страна, которая является членом ЕАЭС, но в разделе F — «Документы поставки» — не указан регистрационный номер СНТ.



Если СНТ уже есть, то надо просто указать его номер. А если нет — оформить, а затем на его основании выписать ЭСФ. В таком случае как в базе 1С, так и на портале ИС ЭСФ номер и дата СНТ заполнятся автоматически. В ссылочном поле СНТ будет отражаться информация о документе.





15. «Товар с признаком 5 не подлежит реализации в страны ЕАЭС» или ORIGIN_CODE_5_EAEC_INCOMPATIBLE.

Ошибка означает, что технически невозможно отправить ЭСФ с указанным признаком 5 на экспорт в страны ЕАЭС.

Экспортер не может выписать ЭСФ на товар с признаком происхождения 5, если в строке 18.1 — «Код страны» — указана страна — член ЕАЭС.

Что надо сделать:

1. Проверьте поле «Признак происхождения товара, работ, услуг». Если оно заполнялось вручную, то обратите внимание на корректность данных. Они должны соответствовать коду ТНВЭД.
2. Выберите другой источник происхождения товара. По товарам изъятия — 1 или 3, по товарам не входящим в перечень — 2 или 4.
3. Если таких источников нет, то введите остатки на ВС через отправку ЭДВС, после чего выберите корректный источник происхождения.
   

Чтобы избежать ошибок, создавайте ЭСФ на основании СНТ.



Надеемся, статья была полезной. Желаем удачи!

Бухгалтер-консультант компании ITsheff Асемгуль Шалабаева.